E-Mail-Archivierung

Unsere Lösungen für rechtssichere E-Mail-Archivierung entlasten gleichzeitig Ihre IT und schützen vor Datenverlust

Eine mit ihrer E-Mail-Archivierung zufrieden lächelnde Frau im Vordergrund, zufriedene Kollegen im Hintergrund

Warum muss ich archivieren?

Kurz gesagt: Es ist Gesetz! Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist eine Verwaltungsvorschrift aus dem Jahre 2014 und legt unter anderem fest, dass auch E- Mails Geschäftsunterlagen darstellen und entsprechend zu archivieren sind. In §146 Abs. 2b der Abgabenordnung sind Verzögerungsgelder zwischen 2.500,- und 250.000,- € für Unternehmen vorgesehen, die den Anforderungen der GoBD nicht nachkommen.

Das bedeutet Sie müssen E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu und manipulationssicher aufbewahren. Der Gesetzgeber macht an dieser Stelle keinen Unterschied mehr zwischen E-Mails und Geschäftsdokumenten in Form von Brief oder Fax.

Dieser Pflicht kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer rechtssicheren E-Mail-Archivierungslösung nachgekommen werden.

Doch auch wenn man den rechtlichen Aspekt einer Mail-Archivierung einmal ausblendet, ergeben sich erhebliche Vorteile und auch Einsparungen durch eine effiziente Archivierung:

  1. Entlasten sie ihre Mailserver. Unsere Archivierungslösungen können archivierte Mails vom Mailserver löschen und so wieder Platz schaffen. Sparen sie teuren, schnellen Speicher ein und gönnen sie ihrem Server eine Verschnaufpause
  2. Verlieren sie keine einzige Mail. Haben sie schon einmal eine E-Mail gelöscht und dies erst nach Wochen bemerkt? Wie sehen ihre Wiederherstellungsprozesse in so einem Fall aus? Durch unsere Lösungen sind Ihre archivierten Mails unveränderlich gespeichert – versehentliches Löschen unmöglich und mit einem Klick können sie eine archivierte Mail wieder in ihr Mailsystem zurückholen.
  3. Suchen Sie effektiv und zeitsparend. Nutzen sie die in unseren Archivsystemen integrierte Volltextindexierung für eine umfassende Suche. Archivierte E-Mails können indexiert werden. So können sie nicht nur Mails, sondern auch deren Dateianhänge durchsuchen. Zu den unterstützten Formaten gehört MS Office, pdf und andere.
  4. Erfreuen Sie sich der einfachen Bedienung. Dafür nutzen Sie ein Outlook-Plugin, eine Stand-Alone Variante oder einen Webzugriff. Durch ein Outlook-Plugin gestaltet sich der Zugriff auf das eigene Archiv besonders einfach. Zusätzlich steht aber auch eine Software zur Verfügung, mit der sie unabhängig vom Mailclient auf Ihre oder Ihren Mitarbeitern freigegebene Archive zugreifen können.

Unsere Lösungen: Wir bieten Ihnen Lösungen zur E-Mail-Archivierung nach Maß: Egal ob Archivierung in der Cloud, bei Ihnen vor Ort oder in unserem Rechenzentrum: Sie erhalten immer eine schlüsselfertige Lösung, bei der wir uns um den reibungslosen Betrieb kümmern und bei Fragen jederzeit zur Verfügung stehen.

So erhalten Sie bei einer Lösung für den Betrieb vor Ort etwa:

  • Serverhardware von HPE, Anschlusskabel, Netzwerkkabel
  • Admin-Hotline
  • Betrieb (Monitoring, Patching, Capacity Management)
  • Lizenzen

Informieren Sie sich doch am besten gleich umfassend und lassen Sie sich zurückrufen. Wir stehen Ihnen gerne telefonisch zur Seite unter Telefon 0631 627 90000.

Mail-Archivierungslösungen der 4S IT-Solutions AG sind Ihre Lösung für rechtssichere E-Mail-Archivierung, mit der Sie Ihre IT entlasten, für Datensicherheit sorgen und Prozesse vereinfachen.